Как организовать хранение документов на недвижимость в цифровом формате

В наше технологичное время перевести «в цифру» документы на объект недвижимости — обычное дело, однако еще остается определенная доля тех, кто относится к этому скептически, опасаясь сохранения достоверности и юридической силы таких документов. В данной статье мы ответим на вопросы: какие именно бумаги спокойно можно хранить в электронной форме, почему не стоит этого опасаться и как именно это сделать.

Если я в свое время получил «Свидетельство» о праве собственности на квартиру, нужно ли его хранить

Такое свидетельство совсем необязательно хранить, будь оно на бумаге или в виде цифрового дубликата. Для того, чтобы подтвердить права собственности, людям выдают выписки из ЕГРН, в них есть подробные сведения о квартире: наличие нескольких владельцев, обременений и пр. Этот документ запрашивается либо напрямую в Росреестре, либо через МФЦ, его можно получить и на бумаге, и в электронной форме.

Все выданные ранее свидетельства свою силу сохраняют, однако ими, равно как и выписками из ЕГРН, подтверждается факт госрегистрации права собственности по состоянию на дату, когда был выдан документ. Наиболее актуальная информация будет в выписке, которую сформировали «сегодня» (ее и надо запрашивать перед сделками с недвижимостью).

Отдельная категория документов — это правоустанавливающие документы, которыми могут выступать договор купли-продажи, долевого участия в строительстве, дарения, передачи квартиры в собственность (в случае приватизации), свидетельство о праве на наследство и пр. Все эти документы в бумажной форме надо беречь и хранить, как зеницу ока.

Что означает оцифровка документов и как технически устроен этот процесс

Говоря официальным языком нотариусов, оцифровка — это перевод документа из бумажного в электронный формат и удостоверение его равнозначности с одновременным наделением юридической силой «цифрового двойника». Это является отдельным нотариальным действием — «Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе».

Технически человек приходит к нотариусу, имея на руках бумажную версию документа — свидетельство о браке, доверенность, разрешение на выезд ребенка за границу и пр. Этот документ сканируется, сохраняется в формате pdf и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.

Далее документ в виде файла направляется на email клиента или другого нотариуса (например, находящегося в другом регионе) ожидающего его для того, чтобы совершить требуемое нотариальное действие.

Все ли документы в «цифре» будут 100% юридически значимы

Да, при условии, что на документе есть усиленная квалифицированная электронная подпись нотариуса. Таким образом, фото документа на телефоне или обычный скан не будут обладать юридической силой. Перед тем, как использовать электронный документ, рекомендуется уточнить, принимает ли организация документы в цифровом виде в принципе. Так, в Росреестр можно подавать электронные документы, например, согласие на сделку.

Возможен ли обратный перевод электронного документа на бумагу

Это можно сделать при условии, что ранее документ выдало какое-либо ведомство или же его оцифровал и удостоверил нотариус. В первом случае подпись выдавшего документ лица будет проверена нотариусом, если ее действительность будет подтверждена, то по запросу будет изготовлен бумажный аналог. Переводом электронного формата в бумажный занимаются все нотариальные конторы. Кстати, это удобный способ оперативно и без риска потери передавать важные документы на бумажных носителях между городами.

Какие вообще документы разрешено оцифровывать

Нотариус не может оцифровать документы двух типов: это удостоверяющие личность документы и договоры, которые были заключены в простой письменной форме. Бумажные выписки из ЕГРН и другие выданные Росреестром документы можно перевести в «цифру». При этом не имеет значения, на чье имя были выданы документы, то есть оцифровать можно и то, что было выдано на предыдущих хозяев жилья.

Сколько это стоит

Оцифровкой документов и их удостоверением занимается только нотариус, стоимость — 50 рублей/стр. Отдельно оплачиваются услуги правового и технического характера, в каждом регионе действуют свои тарифы: в Москве это будет 100 руб./стр, в Санкт-Петербурге — 90 руб./стр.

Недавно для хранения цифровых файлов Федеральной нотариальной палатой был запущен специальный сервис — это необязательно могут быть документы, но и видео- и аудиофайлы, программные коды и пр.

Стоимость нотариального хранения составляет 5 рублей в год за 1 Мб данных, но не менее 200 рублей. Услуги правового и технического характера оплачиваются отдельно, тариф для Москвы и Санкт-Петербурга установлен на уровне 115 рублей.

Безопасно ли это и в чем преимущество хранения документов в электронном виде

Само «Хранилище» создано на платформе Единой информационной системы (ЕИС) нотариата, все передаваемые файлы проверяются на вирусы и проходят шифровку по сертифицированной ФСБ системе. Их содержание недоступно никому, даже нотариусу, через которого осуществляется «загрузка». Пользователь самостоятельно устанавливает желаемый срок хранения этих документов. Для обратного получения документов можно направить запрос на портале нотариальной палаты или обратиться в любую нотариальную контору.

При передаче цифровых документов нотариусу можно облегчить себе жизнь во многих ситуациях. К примеру, это будет полезно с точки зрения защиты авторских прав: нотариус заверит время предъявления файлов и в будущем это даст возможность отстоять права, если кто-то присвоит себе произведение. Еще один плюс заключается в том, что можно будет быстро передать через нотариуса в нужное ведомство документы при отсутствии возможности сделать это самому.